Passer de Microsoft Outlook à Gmail
Afin de rendre la transition vers Gmail plus facile, voici quelques fonctionnalités présentes dans Gmail et Outlook. Voyez les différences et découvrez les nouvelles fonctionnalités Gmail qui vous permettront d'augmenter davantage votre productivité.
| Guide |
Description |
| Nouveau!
La vie après Microsoft Outlook® |
Guide PDF qui explique les différences entre l'application web Gmail et Microsoft Outlook. Retrouvez comment utiliser les mêmes fonctionnalités de Microsoft Outlook dans Gmail.
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Lecture des courriels
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Messages individuels |
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Conversations
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Une des différences majeures entre Gmail et Outlook est la façon dont les courriels sont affichés. Outlook liste les courriels individuellement peu importe si ce courriel est nouveau ou simplement une réponse à un ancien message.
Par contre, Gmail associe toutes les réponses à leur message d'origine, créant ainsi une conversation ou un fil unique. Avec Outlook, les réponses apparaissent comme des messages séparés dans votre boîte de réception, ce qui vous oblige à rechercher chaque élément au milieu de tout votre courrier afin de suivre la conversation. Dans Gmail, les réponses aux réponses (et les réponses à ces réponses) sont affichées à un seul endroit et dans l'ordre, ce qui permet de mieux comprendre le contexte d'un message - ou de suivre la conversation
Lorsque vous ouvrez l'un des messages d'une conversation, tous les messages associés apparaissent en cascade, les uns au-dessus des autres, comme dans un paquet de cartes. Cette présentation est appelée Affichage Conversation. Dans cet affichage, chaque nouveau message vient se placer au-dessus des précédents, de sorte que vous accédez d'abord au dernier message en date.
Pour voir tous les messages d'une conversation, cliquez sur Tout développer.
Organiser et recherche des courriel
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Dossiers et règles |
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Libellés, filtres et recherche |
Ces fonctionnalités vous permettent d'organiser et de trouver vos courriels: Libellés, filtres et recherche.
En combinant ces trois fonctionnalités, vous allez pouvoir organiser, chercher et automatiser vos processus de façon performante.
En réduisant votre temps passée à gérer vos courriels, vous devenez plus productif.
Libellés
Bien que vous ne trouverez pas de dossiers dans Gmail, vous pouvez utiliser les libellés pour organiser vos courriels.
Les libellés offrent toutes les fonctionnalités des dossiers, avec un avantage supplémentaire : vous pouvez en associer plusieurs à une même conversation. Une fois que vous avez créé un libellé, vous pouvez afficher tous les messages qui lui sont associés en effectuant une recherche ou en cliquant sur le nom du libellé, sur le côté gauche de la page Gmail.
Contrairement aux dossiers dans Outlook, les courriels avec de multiples libellés vont apparaître dans chaque libellés.
Les filtres Gmail vous permettent de gérer le flux des messages entrants. Les filtres vous permettent d'effectuer automatiquement les opérations suivantes :
- attribuer un libellé ;
- archiver et supprimer des messages ;
- activer le suivi de votre courrier ou le transférer ;
- et même le protéger du spam ;
Le tout à l'aide d'une combinaison de mots clés, d'expéditeurs, de destinataires et bien plus encore.
Pour créer un filtre :
- Cliquez sur Créer un filtre en regard du bouton Rechercher sur le Web, en haut d'une page Gmail.
- Entrez vos critères de filtrage dans les champs appropriés.
- Cliquez sur Test de recherche pour rechercher les messages correspondant aux critères de vos filtres dans votre compte Gmail. Vous pouvez mettre à jour vos critères et lancer un nouveau test de recherche, ou cliquer sur Étape suivante.
- Sélectionnez une ou plusieurs actions dans la liste. Ces actions seront appliquées aux messages correspondant à vos critères de filtre par ordre d'affichage dans la liste. Par exemple, vous pouvez choisir de Transférer les messages envoyés à un destinataire précis, puis de Supprimer les messages en question.
- Si vous souhaitez appliquer ce filtre aux messages stockés dans Gmail, cochez la case Appliquer le filtre aux x conversations ci-dessous également.
- Cliquez sur Créer un filtre.
Recherche
Vous pouvez utiliser la recherche Gmail de la même façon que la recherche Google, en entrant un ou plusieurs mots qui apparaîssent n'importe où dans le message que vous souhaitez trouver. Si vous recherchez un message contenant le mot achats, il suffit d'entrer achats dans le champ de recherche et d'appuyer sur Recherche dans les messages. Les résultats seront affichés en surlignant en jaune les termes recherchés.
Gmail ne reconnaît pas les caractères de recherche spéciaux, tels que les crochets, les parenthèses, les symboles de devise, l'esperluette, le symbole de la livre sterling et les astérisques. Il ne reconnaît pas non plus les correspondances partielles ou similaires. C'est la raison pour laquelle une recherche pour voyage trouvera voyage, mais pas voyages, voyageur, ni voyaeg.
Si vous rencontrez des difficultés pour trouver ce que vous cherchez, vous pouvez affiner votre demande en cliquant sur Autres options de recherche à côté de la zone de recherche et en entrant vos critères dans les champs correspondants (ou en utilisant les opérateurs avancés)
Raccourcis clavier
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Raccourcis clavier |
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Comme avec Outlook, Gmail offre la possibilité d'utiliser des raccourcis clavier qui vous aident à gagner du temps, car ils permettent d'effectuer certaines opérations courantes directement à l'aide du clavier, sans utiliser la souris.
Pour activer ou désactiver ces raccourcis (pour lesquels la distinction majuscules-minuscules est importante), cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez l'option appropriée dans la section Raccourcis clavier.
Vous pouvez afficher la liste des touches de raccourcis clavier en pressant Shift + ? sur votre clavier
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Types de signatures : pour les nouveaux messages et pour les réponses |
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Une signature pour tous les messages |
Vous pouvez créer votre signature pour tous vos messages en allant dans Paramètres > Général. Pour le moment, les images ne peuvent pas être ajoutées à votre signature.
Fonctionnalité Gmail Labs: Activer la fonctionnalité Options supplémentaires pour votre signature depuis la page Labs afin d'accéder à d'autres options.
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Annuler |
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Annuler |
Gmail permet d'annuler les actions que vous faites sur vos courriels.
Fonctionnalité Gmail Labs: Activer la fonctionnalité Annuler l'envoi depuis la page Labos.
Suivis des messages
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Drapeaux |
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Suivis |
Avec Gmail, vous pouvez marquer vos courriels prioritaires comme vous le feriez avec le drapeau rouge dans Outlook. Le suivi vous sert de repère visuel afin d'accéder ultérieurement à un message ou une conversation.
Pour voir tous les messages que vous suivez, cliquez sur le lien Messages Suivis sur la gauche de votre boîte.
Fonctionnalité Gmail Labs: Activer la fonctionnalité Icônes de suivi personnalisées depuis la page Labs
Cette fonctionnalité permet d’ajouter différents types d'icônes de suivi personnalisées. Une fois que vous avez activé cette fonctionnalité :
(1) Accédez à la page "Général" des Paramètres pour choisir les icônes que vous souhaitez utiliser.
(2) Utilisez le raccourci clavier ("s") ou cliquez pour faire défiler les icônes de suivi personnalisées que vous avez sélectionnées.
(3) Utilisez l'opérateur de recherche "has:" pour trouver tous les messages comportant une icône de suivi personnalisée (p. ex. "has:red-bang", "has:blue-star"). Pour connaître le nom d'une icône de suivi personnalisée, pointez votre souris sur son image dans la page "Général" des Paramètres.
Notification des nouveaux courriels
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Notification des nouveaux messages |
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Notification Gmail |
Téléchargez le logiciel Gmail Notifier pour être averti de l'arrivée des nouveaux messages.
Message d'absence
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Out of Office responder
(Exchange Server only) |
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Vacation responder
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Vous vous absentez ? Impossible d'accéder à Internet ? Aucun problème. Utilisez le répondeur de Gmail afin d'informer l'expéditeur du message que vous ne pourrez pas lui répondre dans l'immédiat.
Vous pouvez créer un message automatique dans votre compte Gmail. Il sera adressé en réponse à chaque e-mail que vous recevrez pendant votre absence. Tant que le répondeur est activé, Gmail envoie une réponse automatique à chaque expéditeur. * Si l'expéditeur vous recontacte après quatre jours et si votre répondeur est toujours activé, Gmail envoie de nouveau le message afin de lui rappeler que vous êtes absent.
Pour informer l'expéditeur du message que vous ne pouvez pas lui répondre dans l'immédiat, procédez comme suit :
- Connectez-vous à votre compte Gmail.
- Cliquez sur "Paramètres" en haut de la page Gmail.
- Dans l'onglet "Général", sélectionnez "Activer le répondeur automatique" dans la section "Répondeur automatique :".
- Entrez l'objet et le corps de votre message dans les champs "Objet :" et "Message :".
- Si vous avez activé une signature personnalisée dans votre compte, Gmail l'insère automatiquement au bas du message d'absence.
- Activez la case à cocher associée à l'option "Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans ma liste de contacts" si vous ne voulez pas que tous les expéditeurs soient avertis de votre absence.
- Cliquez sur "Enregistrer les modifications"
Lorsque le répondeur automatique est activé, une bannière mentionnant l'objet du message du répondeur s'affiche en haut de votre compte Gmail. Si vous souhaitez désactiver ce service, cliquez sur "Arrêter maintenant" dans la bannière. Pour modifier le message, cliquez sur "Paramètres du message d'absence".
- Souvenez-vous que le message de votre répondeur est interprété par le système comme un nouveau message chaque fois que vous le modifiez. Si un expéditeur reçoit le message initial et qu'il vous renvoie un message alors que vous avez modifié l'objet ou le corps de votre message, il recevra également cette nouvelle réponse.
Vérification orthographique
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Vérification automatique |
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Vérification manuelle / navigateur |
La vérification de l'orthographe au cours de la rédaction des messages Gmail est très simple. Procédez comme suit :
- Cliquez sur "Vérifier l'orthographe" en haut du message que vous rédigez.
- Cliquez sur le mot mal orthographié (surligné en jaune) pour visualiser une liste de suggestions, proposée par Gmail, incluant des mots similaires.
- Cliquez sur une suggestion pour remplacer le mot incorrect.
- Cliquez sur "Terminé" en haut du message pour continuer la rédaction ou sur "Envoyer" pour envoyer le message.
Le vérificateur orthographique de Gmail s'exécute dans la langue sélectionnée pour l'interface. Vous pouvez néanmoins vérifier l'orthographe d'un message rédigé dans une langue différente de celle de l'interface en cliquant sur la flèche située à côté de "Vérifier l'orthographe" pour sélectionner la langue concernée.
- Vous pouvez aussi utiliser le correcteur orthographique de votre navigateur. Généralement les mots mal orthographiés sont soulignés en rouge.
Si vous envoyez un courriel dans une autre langue, cliquez sur la flèche noire à droite du lien vérifier l'orthographe et choississez la langue du courriel que vous envoyez.
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Non disponible |
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Chat |
Grâce aux fonctionnalités de messagerie instantanée de Gmail, vous pouvez discuter avec des contacts directement depuis votre compte, en vous connectant au réseau Google Talk. Le réseau Google Talk se compose de millions d'internautes qui ont choisi d'utiliser le service de messagerie instantanée Google Talk ou un service qui prend en charge une fédération serveur à serveur ouverte.
Il existe trois manières différentes d'inviter un contact à discuter avec vous : Vous pouvez :
- placer la souris sur le nom du contact dans Contacts rapides, puis cliquer sur Inviter à discuter dans la fenêtre qui s'affiche ;
- cliquer sur Ajouter un contact au bas de Contacts rapides, entrer l'adresse e-mail de votre ami dans le champ, puis cliquer sur ajouter ;
- utiliser la fonctionnalité de saisie automatique en entrant le nom de votre ami dans le champ Contacts rapides. Lorsque le nom de la personne avec laquelle vous voulez discuter apparaît, sélectionnez Inviter à discuter.
Pour ajouter plusieurs contacts simultanément, cliquez sur Ajouter un contact, puis sur ajouter plusieurs personnes. Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, vous pouvez ajouter autant de contacts que vous le souhaitez en entrant chaque adresse sur une nouvelle ligne ou en séparant les adresses par une virgule.
Lorsque vous invitez un utilisateur Gmail ou Google Talk à discuter avec vous, celui-ci doit alors accepter ou non votre invitation. S'il l'accepte, vous pouvez commencer à discuter immédiatement. Si vous invitez un contact qui ne dispose pas de Gmail ou de Google Talk, celui-ci devra s'inscrire à ces services. Une fois l'inscription terminée, vous pourrez discuter avec cette personne.
Une fois que vos collègues ont accepté votre invitation, vous allez voir une point vert indiquant qu'ils sont en ligne. Cliquez sur le nom de la personne pour commencer à dialoguer.
Gmail vous offre aussi la possibilité de faire des appels audio et vidéo.
Pour démarrer, il vous suffit de procéder comme suit :
- Téléchargez le plug-in du chat audio et vidéo et fermez toutes les fenêtres de navigateur avant de l'installer.
- Connectez-vous à Gmail, iGoogle ou orkut.
- Dans votre liste de chat, sélectionnez le contact que vous souhaitez appeler. Si une icône de caméra est affichée à côté de son nom, vous pouvez démarrer une conversation audio ou vidéo ensemble, en cliquant simplement sur "Vidéos et autres options".
Si l'icône de caméra n'apparaît pas en regard du nom de cette personne, vous pouvez l'inviter à télécharger le plug-in audio et vidéo de chat à partir du menu "Vidéos et autres options" de la fenêtre de chat. Si votre ami ne possède pas de caméra, il vous est néanmoins possible d'avoir une conversation audio ou une conversation vidéo à sens unique.
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Tâches |
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Tâches |
La liste de tâches est une fonctionnalité Gmail conçue pour vous aider à effectuer le suivi de vos tâches. Vous pouvez créer des listes, définir des échéances, rédiger des notes et même ajouter des messages Gmail directement dans la liste des tâches. L'intégration dans votre compte Gmail vous permet d'accéder à la liste de tâches à tout moment.
Utilisation de la fonctionnalité Liste de tâches dans Gmail
Vous pouvez ouvrir ce service dans Gmail en cliquant sur le lien Liste de tâches affiché sous Contacts, à gauche de l'écran.
Pour créer une tâche, cliquez dans la fenêtre Liste de tâches et commencez la saisie, comme vous le feriez dans une application de traitement de texte. Une fois que vous avez saisi une tâche, appuyez sur Entrée pour en créer une autre ; vous pouvez aussi appuyer sur le bouton + (plus) en bas de la liste.
Voici certaines des options à votre disposition dans la fonctionnalité Liste de tâches :
- Créez une tâche à propos d'un message Gmail à l'aide du raccourci clavier Maj + T ou en choisissant Ajouter à la liste de tâches dans le menu Autres options de votre conversation Gmail.
- Passez d'une liste à une autre ou créez-en de nouvelles à l'aide de l'icône Liste qui apparaît dans l'angle inférieur droit.
- Créez des "tâches secondaires" en vous servant de la touche Tabulation pour les mettre en retrait (combinaison Maj + Tabulation pour supprimer le retrait).
- Déplacez des tâches en les sélectionnant sur le côté gauche de la coche et en les faisant glisser vers le haut ou vers le bas.
- Ajoutez des tâches au milieu d'une liste en cliquant sur le début ou la fin d'une tâche existante, puis en appuyant sur Entrée.
- Cochez les tâches lorsqu'elles sont terminées, puis choisissez Actions > Effacer les tâches terminées pour les masquer. Ne vous inquiétez pas, vous pourrez toujours les réafficher plus tard.
Stockez tout type d'informations. La fonctionnalité Liste de tâches est conçue pour vous aider à effectuer le suivi de vos tâches, mais vous pouvez l'utiliser pour toute autre action de récapitulation, comme une liste de courses ou le plan d'un document. Vous pouvez créer autant de listes que nécessaire pour organiser vos informations.
Fonctionnalités supplémentaires
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Non disponible |
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Couleurs personnalisés pour les libellés, réponses automatiques, outils agenda... |
Gmail Labs vous permet d'essayer de nouvelles fonctionnalités de Gmail encore à un stade expérimental.
Pour activer des fonctionnalités Labs, cliquez sur le lien Paramètres en haut à droite de votre fênetre puis allez sur l'onglet Labs
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